E-Mail- & Dokumenten-Workflows automatisieren
Eingehende E-Mails mit Anhängen sortieren, Dokumente richtig benennen und ablegen, an die zuständige Person weiterleiten — diese kleinteilige Arbeit summiert sich. Sie lässt sich weitgehend automatisieren.
Vom manuellen Ablauf zur Automatisierung.
- 01 Eine E-Mail mit Anhang kommt an und wird manuell gesichtet.
- 02 Der Anhang wird heruntergeladen und von Hand umbenannt.
- 03 Das Dokument wird in den passenden Ordner einsortiert — hoffentlich den richtigen.
- 04 Die zuständige Person wird per E-Mail informiert.
- 05 Später sucht jemand das Dokument, weil es uneinheitlich abgelegt wurde.
- Eingehende E-Mails werden nach Regeln erkannt und einsortiert.
- Anhänge werden automatisch nach Schema benannt und am richtigen Ort abgelegt.
- Die zuständige Person oder das Team wird automatisch benachrichtigt.
- Bei unklaren Fällen entscheidet der Mensch — der Rest läuft von selbst.
Was dabei zusammenspielt.
Typischerweise sind an diesem Ablauf mehrere Systeme beteiligt. Wir binden genau die an, die bei Ihnen im Einsatz sind — herstellerunabhängig.
Wann sich das für Sie lohnt.
Kurz gefragt.
Kann die Automatisierung auch unstrukturierte E-Mails einordnen?
Für einfache Regeln reicht klassische Automatisierung. Bei freiem Text kann ein KI-Agent den Inhalt erfassen und vorsortieren — die Entscheidung in Zweifelsfällen bleibt beim Menschen.
Wie stellen wir sicher, dass nichts falsch abgelegt wird?
Unklare Fälle werden nicht blind einsortiert, sondern markiert und zur Prüfung vorgelegt. Sicherheit geht vor Tempo.
Funktioniert das mit unserer bestehenden Ablage?
Ja. Wir binden Ihre vorhandene Ablage — etwa SharePoint, OneDrive oder ein DMS — an, statt eine neue einzuführen.
Läuft das bei Ihnen ähnlich?
Machen Sie den Automatisierungs-Check — wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich dieser Ablauf bei Ihnen lohnt.