Rechnungsverarbeitung automatisieren
Eingangsrechnungen landen per E-Mail, PDF und Post — und jemand tippt sie ab, prüft sie und holt Freigaben ein. Dieser Ablauf lässt sich weitgehend automatisieren, ohne Ihr Buchhaltungssystem zu wechseln.
Vom manuellen Ablauf zur Automatisierung.
- 01 Rechnung kommt per E-Mail oder Post an und wird ausgedruckt oder abgelegt.
- 02 Jemand tippt Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant von Hand ins System.
- 03 Die Rechnung wird per E-Mail zur Freigabe an die richtige Person geschickt.
- 04 Man wartet, hakt nach, sucht die E-Mail wieder heraus.
- 05 Nach Freigabe wird die Rechnung manuell in die Buchhaltung übertragen und abgelegt.
- Rechnung wird automatisch aus Postfach und Ablage erfasst — inklusive Auslesen der Kerndaten.
- Die Daten landen vorausgefüllt im System; Ihr Team prüft nur noch statt abzutippen.
- Die Freigabe wird automatisch an die zuständige Person geroutet und erinnert.
- Nach Freigabe wird gebucht, revisionssicher abgelegt und der Status ist jederzeit sichtbar.
Was dabei zusammenspielt.
Typischerweise sind an diesem Ablauf mehrere Systeme beteiligt. Wir binden genau die an, die bei Ihnen im Einsatz sind — herstellerunabhängig.
Wann sich das für Sie lohnt.
Kurz gefragt.
Müssen wir dafür unser Buchhaltungssystem wechseln?
Nein. Wir setzen auf Ihrem bestehenden System auf und binden es über Schnittstelle oder — falls nötig — RPA an. Ein Wechsel ist nicht erforderlich.
Werden die Rechnungsdaten zuverlässig erkannt?
Moderne Erkennung liest die Kerndaten in den meisten Fällen sauber aus. Unsichere Fälle werden markiert und Ihrem Team zur Prüfung vorgelegt, statt still falsch gebucht zu werden.
Ist das revisionssicher?
Die Ablage und Nachvollziehbarkeit richten wir nach Ihren Anforderungen ein. Jeder Schritt wird protokolliert; die konkrete Ausgestaltung stimmen wir mit Ihnen und ggf. Ihrer Steuerberatung ab.
Läuft das bei Ihnen ähnlich?
Machen Sie den Automatisierungs-Check — wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich dieser Ablauf bei Ihnen lohnt.