Praxissoftware bei der Praxisübernahme: PVS behalten oder wechseln, Daten übernehmen, Altbestand aufbewahren

Die Praxissoftware ist bei einer Übernahme das Stück IT, an dem am meisten hängt. In ihr stecken Behandlungsdokumentation, Abrechnung, Termine und offene Rechnungen, und das Team arbeitet jeden Tag damit. Trotzdem wird sie beim Praxiskauf oft wie ein Möbelstück behandelt, das mit dem Inventar übergeht. Das stimmt aus zwei Gründen nicht. Der Lizenzvertrag gehört dem Abgeber. Und den Datenbestand dürfen Sie ohne Einwilligung der Patienten zunächst gar nicht einsehen.

Dieser Ratgeber behandelt die Frage, die bei jeder Übernahme ansteht: Läuft das bisherige System weiter, oder wechseln Sie? Er erklärt, wie die Datenübernahme technisch funktioniert, was mit dem Altbestand des Vorgängers passiert, welche Aufbewahrungspflichten den Wechsel überdauern und wie ein Testlauf aussieht, der Lücken vor dem Echtbetrieb sichtbar macht. In Arztpraxen heißt die Software Praxisverwaltungssystem (PVS), in Zahnarztpraxen meist Praxisverwaltungssoftware. Der Text gibt den Stand von Oktober 2026 wieder, nennt für rechtliche Aussagen die Quelle und kennzeichnet eigene Schlussfolgerungen. Eine Rechtsberatung ersetzt er nicht. Die übrigen IT-Themen der Übernahme, von der Telematikinfrastruktur bis zum Zeitplan, behandelt unsere IT-Checkliste zur Praxisübernahme.

Behalten oder wechseln: die Entscheidung bei der Übernahme

Ein Systemwechsel ist kein Selbstzweck. Läuft die Software stabil, ist der Vertrag übertragbar und kennt das Team die Abläufe, spricht viel dafür, sie zunächst zu behalten. Ein Inhaberwechsel bringt ohnehin genug Neues mit sich.

Drei Fragen klären die Richtung:

1. Ist die Lizenz übertragbar? Das regelt allein der Vertrag mit dem Hersteller. Fragen Sie schriftlich nach, bevor der Kaufpreis feststeht.
2. Kann die Software den Altbestand getrennt und gesperrt führen? Bei einer Übernahme ohne Einwilligung aller Patienten ist das Voraussetzung (dazu unten mehr). Lassen Sie sich die Funktion vom Hersteller bestätigen.
3. Trägt die Technik darunter? Läuft das System auf einem Server, dessen Betriebssystem keine Sicherheitsupdates mehr bekommt, steht ohnehin ein Umzug an.

Fällt eine dieser Antworten negativ aus, ist die Übernahme nach unserer Einschätzung der bessere Zeitpunkt für den Wechsel, weil Verträge, Zugänge und Datenbestand ohnehin neu geordnet werden und ein späterer Wechsel denselben Aufwand ein zweites Mal im laufenden Betrieb verursachen würde. Wie sich die Software in die übrige Erneuerung der Technik einfügt, beschreibt unser Ratgeber Praxisübernahme: IT der Arztpraxis modernisieren.

Kann ich meine Zahnarztsoftware beim Praxisverkauf an den Nachfolger übergeben?

Die Frage hat zwei Ebenen, die getrennt beantwortet werden müssen: die Lizenz und die Daten. Für Arztpraxen gilt im Grundsatz dasselbe.

Die Lizenz

Ob die Software auf den Nachfolger übergehen kann, steht im Lizenz- oder Softwarepflegevertrag des Herstellers. Manche Verträge erlauben die Übertragung mit Zustimmung, andere sehen einen neuen Vertrag des Nachfolgers vor. Eine allgemeine Regel gibt es nicht. Holen Sie die Antwort schriftlich ein und nehmen Sie das Ergebnis in den Praxiskaufvertrag auf, und zwar samt Wartungsvertrag, Zusatzmodulen und den Schnittstellen zu Röntgen, Labor oder Online-Terminbuchung, die oft eigene Verträge haben.

Die Daten

Schwieriger ist der Datenbestand. § 203 StGB nennt Zahnärzte ausdrücklich neben Ärzten, die Schweigepflicht gilt also auch gegenüber dem Nachfolger. Der Praxistipp zur Praxisübergabe des Landesdatenschutzbeauftragten Rheinland-Pfalz beschreibt zwei Wege: die informierte Einwilligung der Patienten in die Weitergabe oder einen Verwahrungsvertrag nach dem sogenannten Zwei-Schrank-Modell, bei dem der Erwerber die eingelagerten Daten erst zur Kenntnis nehmen darf, wenn ein Patient im Einzelfall zugestimmt hat. Bis dahin bleibt laut demselben Papier der bisherige Inhaber für die Rechte der Betroffenen, die Aufbewahrung und die Löschung verantwortlich.

Für die Software heißt das: Eine Datenbank, die am Stichtag mit vollem Zugriff an den Nachfolger geht, passt zu keinem der beiden Wege. Die berufsrechtlichen Einzelheiten für Zahnarztpraxen regelt die Berufsordnung der jeweiligen Landeszahnärztekammer. Klären Sie den Ablauf dort und bei Ihrer KZV.

Der Altbestand: der heikelste Teil der Datenübernahme

Bei einem gewöhnlichen Softwarewechsel zieht der gesamte Datenbestand ins neue System. Bei einer Übernahme ist das komplizierter. Der Erwerber darf verwahrte Daten nach dem oben beschriebenen Zwei-Schrank-Modell erst nach Zustimmung zur Kenntnis nehmen, und eine Datenbank, in der alle Akten offen nebeneinander liegen, verhindert das nicht. Für Arztpraxen werden Bundesärztekammer und KBV konkret. Sie verlangen in ihren Hinweisen und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis, dass die zu verwahrende Kartei „technisch getrennt von der übrigen Patientenkartei und ggf. durch Verschlüsselung gesichert” gespeichert wird.

Wer den verwahrten Bestand ungeprüft in die Datenbank des neuen Systems importiert, legt nach unserer Einschätzung genau die beiden Schränke zusammen, die getrennt bleiben sollen. Hinzu kommt die Verantwortung. Solange der Abgeber für den verwahrten Bestand verantwortlich ist, sollte er dem Export zustimmen und ihn begleiten. Die KBV weist für einen verwandten Fall, das Ausscheiden eines Arztes aus einer Gemeinschaftspraxis, darauf hin, dass der Ausscheidende mit dem Dienstleister, der den Export durchführt, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung braucht.

Technisch kommen drei Varianten in Frage:

• Gesperrter Bereich im neuen System. Der Altbestand wird übernommen, aber in einen Bereich, der nur nach dokumentierter Einwilligung für einzelne Patienten freigegeben wird. Ob das neue System das kann, muss der Hersteller schriftlich bestätigen.
• Altes System als getrenntes Lesearchiv. Das bisherige System bleibt mit eingeschränktem Zugriff lauffähig, und nur freigegebene Akten wandern ins neue. Das hält die Trennung sauber, verlangt aber einen Weiterbetrieb samt Lizenz und Sicherheitsupdates.
• Getrennter, verschlüsselter Export. Der Altbestand liegt als verschlüsselter Export abseits des Praxisnetzes, und einzelne Akten werden bei Bedarf importiert. Das setzt voraus, dass der Import auch für einzelne Patienten funktioniert.

Welche Variante passt, hängt vom Hersteller und vom Umfang des Bestands ab. Entscheiden Sie das vor dem Stichtag und halten Sie es im Verwahrungsvertrag fest.

Datenübernahme in der Arztpraxis: Archiv- und Wechselschnittstelle und xBDT

Damit Praxen nicht dauerhaft an ein System gebunden sind, verlangt § 371 Abs. 1 Nr. 1 SGB V für die Software der vertragsärztlichen und der vertragszahnärztlichen Versorgung Schnittstellen zur systemneutralen Archivierung von Patientendaten, ausdrücklich auch für die Übertragung bei einem Systemwechsel. Für Arztpraxen hat die KBV dafür die Archiv- und Wechselschnittstelle festgelegt. Auf ihrer Seite zum PVS-Wechsel nennt die KBV daneben den Export über xBDT.

Übertragen werden laut KBV in der Regel Patientenakten, Dokumentationen, Termine und Adressen. Ältere Daten lassen sich wahlweise mitnehmen; alternativ genügt ein Zugriff auf das alte System. Die KBV rät, früh zu klären, welche Schnittstellen alter und neuer Anbieter unterstützen und ob ein Testlauf möglich ist.

Einen zusätzlichen Hebel bietet die Rahmenvereinbarung, die PVS-Anbieter nach § 332b SGB V mit der KBV schließen können. Wer sie unterschreibt, darf sich „PVS mit KBV-Vertrag” nennen und muss unter anderem Daten auf Verlangen in einem interoperablen Format bereitstellen, ausdrücklich auch, um einen Systemwechsel zu ermöglichen. Die Vereinbarung ist freiwillig. Fragen Sie Ihren bisherigen und Ihren künftigen Anbieter, ob sie dazugehören.

Wie funktioniert die Datenübernahme beim Wechsel der Zahnarztsoftware?

§ 371 SGB V gilt für Zahnarztpraxen ebenso. Die technische Grundlage beschreibt die Spezifikation der Systemwechselschnittstelle der KZBV (Version 2.0, Stand 8. Februar 2024), die dem Format VDDS-Transfer entspricht. Sie ordnet die Daten in Ausbaustufen: Patientenstammdaten und Versichertenkarten, dann Rechnungsdaten mit offenen Posten, Leistungen außerhalb von Behandlungsplänen und Prophylaxebefunde, schließlich alle plangebundenen Leistungen, etwa aus Zahnersatz-, PA- oder Kfo-Plänen.

Zwei Regeln aus der Spezifikation sind für Ihren Testlauf entscheidend. Alle Felder, die ein System liefern kann, müssen übertragen werden. Kann ein System ein Feld dagegen nicht exportieren, bleibt es leer. Eine Übernahme kann also formal fehlerfrei durchlaufen und trotzdem Lücken haben, die erst auffallen, wenn jemand Monate später eine bestimmte Angabe sucht.

Ein zweiter Punkt betrifft Röntgenbilder. Sie liegen häufig in einer eigenen Bildsoftware, die über eine Patienten-Kopplungsnummer mit der Praxisverwaltung verbunden ist; die Spezifikation sieht dafür ein eigenes Feld vor und nennt mehrere verbreitete Bildarchive. Prüfen Sie nach dem Wechsel, ob der Aufruf eines Röntgenbilds aus dem neuen System beim richtigen Patienten landet.

Anleitungen einzelner Hersteller sehen vor der endgültigen Übernahme eine Probeübernahme vor. Fragen Sie danach, wenn sie im Angebot fehlt. Welche Anforderungen das neue System für die Abrechnung erfüllen muss, beantwortet Ihre KZV.

Aufbewahrung: Was nach dem Wechsel lesbar bleiben muss

Mit dem Wechsel enden die Aufbewahrungspflichten nicht. Sie bestimmen, wie lange das alte System oder sein Datenbestand lesbar bleiben muss.

Unterlagen	Frist	Quelle
Behandlungsakte	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630f Abs. 3 BGB
Röntgenuntersuchungen bei Volljährigen	10 Jahre	§ 85 Abs. 2 StrlSchG
Röntgenuntersuchungen bei Minderjährigen	bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres	§ 85 Abs. 2 StrlSchG
steuerlich relevante Unterlagen, etwa Belege aus der Privatliquidation	Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO

§ 630f BGB gilt für alle Behandelnden, also auch für Zahnärzte. Die Vorschrift verlangt außerdem, dass bei Änderungen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Für die Datenübernahme bedeutet das: Die Änderungshistorie muss den Umzug überstehen, oder das alte System bleibt als Nachweis lesbar.

Für Arztpraxen formulieren Bundesärztekammer und KBV die Folge in ihren Hinweisen deutlich. Nach einem Wechsel des IT-Systems müssen die elektronisch dokumentierten Informationen während der Aufbewahrungsfristen innerhalb angemessener Zeit lesbar und verfügbar gemacht werden können. Eine Datenbanksicherung auf einer Festplatte im Schrank, die ohne das alte Programm niemand öffnen kann, erfüllt das nach unserer Einschätzung nicht.

Für steuerlich relevante Daten, also etwa Rechnungen aus der Privatliquidation, enthält § 147 Abs. 6 AO eine eigene Regel: Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten auf maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträgern vorzuhalten. Diese Erleichterung betrifft nur die steuerliche Seite. Für die Behandlungsdokumentation bleibt es bei § 630f BGB.

Der richtige Zeitpunkt

Die KBV stellt klar, dass ein PVS-Wechsel nicht an das Quartals- oder Jahresende gebunden ist. Praktisch spricht trotzdem einiges dafür, die Tage der Quartalsabrechnung zu meiden und die Umstellung in sprechstundenarme Zeiten zu legen, weil das Team in den ersten Wochen langsamer arbeitet.

Bei einer Übernahme gibt es zwei sinnvolle Termine. Entweder startet die neue Inhaberin am Stichtag direkt im neuen System, während der Altbestand im alten bleibt; das passt nach unserer Einschätzung gut zur geforderten Trennung. Oder der Wechsel folgt einige Wochen nach dem Stichtag, wenn sich der Alltag unter neuer Leitung eingespielt hat. Die Entscheidung sollte etwa zwölf Wochen vor dem Stichtag fallen, wie es auch der Zeitplan in unserer Checkliste zur Praxisübernahme vorsieht. Prüfen Sie dabei die Kündigungsfrist des alten Vertrags, damit nicht zwei Systeme länger als nötig parallel bezahlt werden.

Das neue System auswählen

Die KBV empfiehlt, sich schriftliche Angebote geben zu lassen, in denen die Kosten für Installation, Datenübernahme, Betrieb und TI sowie die Vertragslaufzeiten getrennt ausgewiesen sind. Dazu gehören Supportzeiten und der Name des Dienstleisters vor Ort. Demoversionen und Präsentationen helfen bei der Auswahl, und die IT-Beratung der Kassenärztlichen Vereinigungen unterstützt beim Prüfen und Nachverhandeln von Angeboten. Einen Überblick über Systeme gibt das PVS-Vergleichsportal des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung, auf das die KBV verweist.

Darüber hinaus sollten Sie vier Punkte klären:

• Erfahrung mit Ihrem Altsystem. Fragen Sie, wie oft der Anbieter Daten aus genau Ihrem bisherigen Programm übernommen hat und ob eine Probeübernahme im Preis enthalten ist.
• Betrieb vor Ort oder in der Cloud. Ein Cloud-System spart den eigenen Server, verlangt aber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Verpflichtung nach § 203 StGB. Beide Wege vergleicht der Ratgeber Cloud oder eigener Server.
• Telematikinfrastruktur. Konnektor und Kartenterminal lassen sich laut KBV unabhängig vom PVS weiter nutzen. Vertragliche Bindungen zwischen altem PVS und TI-Anschluss sollten Sie vorab prüfen, und Praxisausweis, Heilberufsausweis und KIM müssen im neuen System neu eingerichtet werden. Wie die Bausteine zusammenspielen, erklärt der Ratgeber zu TI-Anschluss und TI-Betreuung in der Arztpraxis.
• Geräte und Schnittstellen. Labor, Röntgen, Medizingeräte und Online-Terminbuchung brauchen jeweils eine passende Anbindung im neuen System.

Testlauf: So prüfen Sie die Datenübernahme

Ein Testlauf macht sichtbar, was die Schnittstelle stillschweigend auslässt. Die KBV nennt als Prüfpunkte nach der Installation unter anderem die Abrechnung und Referenzpatienten, außerdem ein Abnahmeprotokoll und die Schulung des Teams. Daraus und aus den Regeln der Spezifikationen ergibt sich folgender Ablauf, den wir als Vorschlag verstehen:

1. Vollständige Sicherung vor jedem Schritt, mit getesteter Rücksicherung. Die KBV nennt ein aktuelles Backup ausdrücklich als Vorbereitung.
2. Probeübernahme in eine Testumgebung, getrennt vom laufenden Betrieb.
3. Mengen vergleichen: Zahl der Patienten, offene Posten, künftige Termine, im alten wie im neuen System.
4. Referenzpatienten prüfen: einige Patienten mit langer Vorgeschichte, eingescannten Dokumenten, Röntgenbildern und laufenden Plänen Feld für Feld vergleichen.
5. Änderungshistorie kontrollieren, weil § 630f BGB den ursprünglichen Inhalt und den Zeitpunkt jeder Änderung verlangt.
6. Abrechnung, Formulare und TI-Funktionen testen, vom Einlesen der Gesundheitskarte bis zum Rezept.
7. Sperre des Altbestands testen: Ein Benutzerkonto ohne Freigabe darf keine Akte aus dem verwahrten Bestand öffnen.
8. Abnahmeprotokoll unterschreiben und erst dann die endgültige Übernahme starten.

Typische Fallstricke

Die meisten Probleme entstehen an den Rändern der Datenbank:

• Dokumente außerhalb der Datenbank. Eingescannte Befunde, Briefe und Fotos liegen je nach System in eigenen Ordnern auf dem Server und werden beim Export leicht vergessen.
• Vorlagen und Textbausteine. Formulare, Briefvorlagen und Kürzel sind über Jahre gewachsen. Ob sie mitkommen, sollte vorher feststehen, sonst baut das Team sie in den ersten Wochen nach.
• Zu früh abgeschaltet. Wird das alte System gekündigt, bevor geklärt ist, wie die Altdaten lesbar bleiben, fehlt im Zweifel der Zugriff auf aufbewahrungspflichtige Akten.
• Gemeinsame Zugänge. Der Wechsel ist der richtige Moment für eigene Benutzerkonten je Person. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach § 390 SGB V verlangt ohnehin, die Zugangsdaten ausscheidender Personen zu ändern.
• Exportkosten übersehen. Auch der alte Anbieter kann für den Export Aufwand berechnen. Fragen Sie danach, bevor Sie kündigen.

Fazit

Bei einer Übernahme geht es um mehr als die Wahl eines Programms. Lizenz, Datenbestand und Aufbewahrung folgen jeweils eigenen Regeln, und der Altbestand des Vorgängers verlangt eine Trennung, die beim gewöhnlichen Systemwechsel keine Rolle spielt. Wer die Entscheidung früh trifft, den Altbestand sauber trennt und die Übernahme mit Referenzpatienten prüft, startet mit einem System, dem das Team vertrauen kann.

Die Software und die Datenübernahme selbst liegen beim Hersteller. Lota Engineering betreut Arzt- und Zahnarztpraxen in Düsseldorf und im Rheinland bei allem, was darum herum anfällt: Bestandsaufnahme, Server oder Cloud, Datensicherung vor und nach dem Wechsel, Netzwerk und Arbeitsplätze. Mit Softwarehersteller und TI-Anbieter stimmen wir uns ab, und bei der Planung hilft unser Bereich Consulting & Digitalisierung. Schreiben Sie uns, wenn ein Wechsel ansteht.