Praxisübernahme: So modernisieren Sie die IT der Arztpraxis beim Inhaberwechsel

Wer eine Arztpraxis übernimmt, übernimmt meist auch ihre Technik. Und die ist oft älter, als man beim ersten Rundgang denkt. Da steht ein Server, der seit Jahren ohne Pause läuft. Am Empfang arbeiten Rechner mit einem Windows, das keine Sicherheitsupdates mehr bekommt. Die Datensicherung hat nie jemand zurückgespielt, und die TI-Anbindung funktioniert, also fragt keiner nach.

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die eine Praxisübernahme oder Praxisnachfolge planen und die IT dabei gleich in Ordnung bringen wollen. Den formalen Teil mit Akten, Fristen und Verträgen behandelt unsere Checkliste zur IT bei der Praxisübernahme. Hier geht es um die Frage, die danach kommt: Was tauschen Sie aus, was behalten Sie, und in welcher Reihenfolge?

Warum der Inhaberwechsel der richtige Zeitpunkt ist

Umbauten im laufenden Praxisbetrieb sind unbeliebt. Jeder Eingriff kostet Sprechstundenzeit, und am Ende bleibt vieles, wie es war.

Bei einer Übernahme sieht das anders aus, denn Verträge werden ohnehin neu geschlossen, Zugänge neu vergeben und der Praxisausweis neu beantragt. Wer die Technik in diesem Zug mitplant, spart sich einen zweiten Umbau, der sonst meist ein halbes Jahr später fällig wäre und dann mitten in den laufenden Betrieb fällt. Außerdem fallen die Entscheidungen, bevor sich das Team an Behelfslösungen gewöhnt hat.

Auch finanziell spricht einiges dafür. Wer einen Konnektor übernimmt, der in absehbarer Zeit ohnehin durch das TI-Gateway ersetzt wird, zahlt am Ende zweimal: einmal für die Übernahme und einmal für den Austausch. Und ein Server ohne Sicherheitsupdates wird durch Weiterbetrieb nicht sicherer. Das Risiko wandert nur in die neue Inhaberschaft.

Was Sie technisch übernehmen und was davon raus muss

In gewachsenen Praxen tauchen immer wieder dieselben Schwachstellen auf. Für die Bestandsaufnahme sind fünf Bereiche wichtig:

• Server: Häufig trägt ein einzelnes Gerät im Technikraum alles gleichzeitig: das Praxisverwaltungssystem, die Dateiablage, manchmal auch die Bildarchivierung. Für den Anfang genügen zwei Fragen. Bekommt das Betriebssystem noch Sicherheitsupdates? Und gibt es für die Hardware noch Ersatzteile?
• Arbeitsplätze: Rechner mit einem abgekündigten Windows sind ein Einfallstor. Seit dem Support-Ende von Windows 10 betrifft das viele Praxen direkt. Zu klären ist, welche Geräte Windows 11 überhaupt unterstützen und welche ersetzt werden müssen.
• Datensicherung: Irgendein Backup gibt es fast immer. Liegt eine Kopie außer Haus? Ist sie vor Verschlüsselungstrojanern geschützt? Wurde je eine Rücksicherung getestet? Wie eine belastbare Lösung aussieht, steht im Ratgeber zur 3-2-1-Backup-Strategie.
• Netzwerk: Ein flaches Netz ohne Trennung, der alte Router vom Provider, ein WLAN, in dem Praxisgeräte und Gästehandys nebeneinander hängen. Im Alltag fällt das nicht auf. Für Sicherheit und Stabilität ist es trotzdem ein Problem.
• Praxissoftware und Lizenzen: Auf wen sind die Lizenzen ausgestellt, und lassen sie sich übertragen? Das gilt für das Praxisverwaltungssystem genauso wie für Office und Fachprogramme.

Austauschen müssen Sie nicht alles sofort. Kennen sollten Sie aber jeden dieser Punkte, bevor Sie Prioritäten setzen.

Wer modernisiert die IT bei einer Praxisübernahme?

Die Verantwortung liegt bei der neuen Inhaberin oder dem neuen Inhaber. Die Arbeit verteilt sich in der Praxis aber auf mehrere Beteiligte, und an den Übergängen zwischen ihnen bleibt am meisten liegen:

• Der Hersteller des Praxisverwaltungssystems kümmert sich um die Software, die Datenübernahme und die Lizenzen.
• Der TI-Dienstleister betreut Konnektor oder TI-Gateway und die Kartenterminals.
• Die Kassenärztliche Vereinigung klärt Formalien wie Betriebsstättennummer und Praxisausweis.
• Für alles dazwischen, also Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Backup und Sicherheit, brauchen Sie einen IT-Dienstleister.

Sinnvoll ist eine Stelle, die den Überblick behält und die anderen koordiniert. Sonst verweist jeder auf jeden, und der Serverumzug landet ausgerechnet in der ersten vollen Sprechstundenwoche.

Erst aufnehmen, dann entscheiden

Vor dem Stichtag gehört ein strukturierter Technik-Check auf den Plan. Dazu zählen eine Geräteliste mit Alter und Betriebssystem, eine Übersicht aller Verträge und Lizenzen, der Zustand der Datensicherung und eine Einschätzung der TI-Komponenten. Daraus ergibt sich, was sofort angegangen werden muss, etwa Sicherheitslücken oder abgekündigte Systeme, und was in den Wochen nach der Übernahme in Ruhe folgen kann, wenn sich der Praxisalltag eingespielt hat.

Machen Sie diese Aufnahme vor Ihrem ersten Arbeitstag als Inhaberin. Je früher feststeht, was ersetzt wird, desto besser lässt sich der Umbau in sprechstundenfreie Zeiten legen.

Die TI-Anbindung prüfen statt einfach übernehmen

Den Aufwand bei der Telematikinfrastruktur unterschätzen viele. Sie hängt an der Betriebsstätte und an persönlichen Ausweisen, das Gebäude spielt keine Rolle. In der Regel braucht die übernommene Praxis einen eigenen Praxisausweis (SMC-B). Der elektronische Heilberufsausweis ist ohnehin personengebunden und muss für die neue Inhaberin vorliegen. Ob die bisherige Betriebsstättennummer erhalten bleibt, hängt von der Art der Übernahme ab und sollte früh mit der Kassenärztlichen Vereinigung geklärt werden, weil weitere Schritte wie der Antrag für den Praxisausweis davon abhängen.

Dazu kommt die technische Entwicklung. Der klassische Einbox-Konnektor wird mittelfristig vom TI-Gateway abgelöst, einer Lösung aus dem Rechenzentrum. Ein Gerät mit kurzer Restlaufzeit zu übernehmen, rechnet sich selten. Wie die einzelnen Bausteine zusammenspielen, erklärt der Ratgeber zur Telematikinfrastruktur in der Arztpraxis.

Sicherheitsvorgaben gelten ab dem ersten Tag

Für vertragsärztliche Praxen gilt die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V, auch mitten in einem Inhaberwechsel. Sie verlangt unter anderem aktuelle Betriebssysteme, Virenschutz, getrennte Benutzerkonten statt eines gemeinsamen Logins, eine geprüfte Datensicherung und ein Notfallkonzept.

In älteren Praxen fehlen einzelne dieser Punkte oder sind nur halb umgesetzt, und weil bei der Modernisierung ohnehin Geräte, Benutzerkonten und Sicherung neu aufgesetzt werden, lassen sich die Lücken dabei in einem Durchgang schließen. Die Grundlagen fasst der Ratgeber zur IT-Sicherheit für kleine Unternehmen zusammen. Die Umsetzung übernimmt auf Wunsch unser Bereich IT-Sicherheit.

Server im Haus oder Cloud?

Mit dem Neuanfang stellt sich auch die Frage, wo die Praxis-IT künftig laufen soll. Ein eigener Server im Technikraum ist kein Muss mehr. Manche Anwendungen laufen gut in der Cloud, andere bleiben besser vor Ort, zum Beispiel wenn das Praxisverwaltungssystem es so verlangt. Den Ausschlag geben der Datenschutz, die Vorgaben des Softwareherstellers und der Speicherort der Daten. Ein Rechenzentrum in Deutschland und ein sauberer Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind dabei Voraussetzung. Beide Wege vergleicht der Ratgeber Cloud oder eigener Server.

Umbau ohne Praxisstillstand

Modernisierungen in Praxen scheitern selten an der Technik. Meistens hakt es an der Planung. Gut funktioniert ein Ablauf in drei Phasen:

1. Vor dem Stichtag: Bestandsaufnahme und Entscheidungen zu Konnektor, Praxisausweis, Software und den dringendsten Austauschen. In dieser Phase wird geplant und noch nichts umgebaut.
2. Rund um den Stichtag: Nur das, was der Übergang zwingend braucht. Zugänge, Praxisausweis, Lizenzübertragung und eine Datensicherung, die vom ersten Tag an läuft.
3. In den Wochen danach: Geräte- und Servertausch, Netzwerkumbau, falls gewünscht der Umzug in die Cloud. Jeweils in ruhigen Zeitfenstern und mit einem Weg zurück, falls etwas hakt.

Die Grundregel ist einfach. Was die Sprechstunde berührt, wird vorher getestet und in ein festes Zeitfenster gelegt. Spontane Eingriffe am laufenden System sind in einer Praxis das größte Risiko.

Förderung und Unterstützung

Je nach Vorhaben gibt es Fördergeld für die Digitalisierung der Praxis. Welche Programme gerade offen sind, ändert sich häufig, deshalb vor größeren Anschaffungen prüfen. Einen Überblick für die Region gibt der Ratgeber zur Förderung der Digitalisierung in NRW. Planung und Fördercheck begleitet unser Bereich Consulting & Digitalisierung.

Während einer Übernahme laufen viele Fäden zusammen. Ein fester Ansprechpartner für die gesamte Praxis-IT, vom Technik-Check bis zum letzten Gerätetausch, nimmt hier viel Druck heraus. Wie wir Arzt- und Zahnarztpraxen betreuen, steht unter IT für Arzt- und Zahnarztpraxen.

Eine Praxisübernahme ist anstrengend genug. Wer die alte Technik trotzdem bewusst mit anpackt, startet mit einer Praxis, die sicher läuft und sich auf Jahre gut warten lässt.