Welche Prozesse sollten Sie automatisieren? Eine Faustregel und konkrete Kandidaten

Automatisierung lohnt sich nicht überall. Wer den falschen Prozess auswählt, steckt viel Aufwand in ein Ergebnis, das kaum jemand nutzt — oder das nach kurzer Zeit an einer Ausnahme scheitert. Die gute Nachricht: Ob sich ein Ablauf eignet, lässt sich mit wenigen Kriterien recht zuverlässig einschätzen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen die Faustregel dahinter, nennt konkrete Kandidaten nach Abteilung und erklärt, warum der erste Prozess bewusst klein sein sollte.

Die Faustregel: Woran Sie geeignete Prozesse erkennen

Ein Prozess eignet sich für Automatisierung, wenn möglichst viele der folgenden vier Merkmale zutreffen. Sie wirken zusammen — je mehr davon greifen, desto klarer der Fall.

• Er wiederholt sich regelmäßig. Ein Ablauf, der mindestens wöchentlich anfällt, sammelt über das Jahr genug Wiederholungen, damit sich der einmalige Aufbau auszahlt. Was einmal im Quartal vorkommt, automatisiert man selten mit Gewinn.
• Er folgt klaren Regeln. Lässt sich der Ablauf als Abfolge von Wenn-dann-Schritten beschreiben, ist er ein guter Kandidat. Wo jeder Fall eine individuelle Abwägung verlangt, fehlt die Grundlage — dann ist menschliches Urteil gefragt, nicht Automatik.
• Er zieht sich über mehrere Systeme oder Personen. Genau an den Übergängen entsteht Handarbeit: Daten werden abgetippt, kopiert, per E-Mail weitergereicht. Solche Brüche sind das eigentliche Sparpotenzial.
• Er ist manuell fehleranfällig. Wo Menschen unter Zeitdruck Zahlen übertragen, schleichen sich Fehler ein — und deren Korrektur kostet oft mehr als der ursprüngliche Vorgang. Ein regelbasierter Ablauf macht denselben Schritt jedes Mal gleich.

Diese vier Merkmale sind kein starrer Filter, sondern eine Orientierung. Ein Prozess, der alle vier erfüllt, ist ein offensichtlicher Kandidat. Trifft nur eines zu, lohnt sich ein zweiter Blick, ob der Aufwand den Nutzen wirklich übersteigt.

Konkrete Kandidaten nach Abteilung

Die Faustregel wird greifbarer, wenn man sie auf einzelne Bereiche anwendet. In fast jedem Betrieb finden sich dieselben Verdächtigen.

Buchhaltung. Der Klassiker ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen: auslesen, gegen die Bestellung prüfen, zur Freigabe leiten, verbuchen. Ein Ablauf, der sich täglich wiederholt, klaren Regeln folgt und über mehrere Systeme läuft — die Faustregel trifft in jedem Punkt. Wie das konkret aussieht, zeigt der Use-Case Rechnungsverarbeitung automatisieren.

Personal. Beim Eintritt neuer Mitarbeitender hängt vieles zusammen: Benutzerkonten anlegen, Hardware bestellen, Zugänge einrichten, Checklisten abarbeiten, mehrere Abteilungen informieren. Passiert das von Hand, wird leicht ein Schritt vergessen — und der oder die Neue sitzt am ersten Tag ohne Zugang da. Der Use-Case Onboarding automatisieren beschreibt, wie sich das verlässlich koordinieren lässt.

Vertrieb und Controlling. Berichte, die jeden Monat aus denselben Quellen entstehen, sind ein dankbares Feld. Zahlen aus mehreren Systemen zusammenführen, aufbereiten, verteilen — regelmäßig, regelbasiert, fehleranfällig bei Handarbeit. Mehr dazu im Use-Case Reporting automatisieren.

Support und Verwaltung. Eingehende E-Mails sichten, einordnen, mit den richtigen Dokumenten beantworten oder an die passende Stelle weiterleiten: Solche Abläufe fressen still viel Zeit. Sie eignen sich besonders, wenn sich wiederkehrende Muster erkennen lassen. Der Use-Case E-Mail- und Dokumenten-Workflows greift genau das auf.

Einkauf. Auch hier lauern wiederkehrende Ketten: Bestellanforderungen prüfen, Freigaben einholen, Bestellungen auslösen, Lieferungen und Rechnungen abgleichen. Vieles davon folgt festen Schwellen und Regeln und lässt sich nach demselben Muster angehen wie die Rechnungsverarbeitung.

Ein Beispiel, wie die Auswahl abläuft

Nehmen wir einen Düsseldorfer Handwerksbetrieb mit rund dreißig Mitarbeitenden. Auf dem Tisch liegen gleich mehrere Kandidaten: die Angebotserstellung, die Urlaubsverwaltung und die Eingangsrechnungen. Der aufwendigste Prozess ist die Angebotserstellung — und genau deshalb als Einstieg ungeeignet, weil jedes Angebot individuell kalkuliert wird und kaum festen Regeln folgt. Die Wahl fällt auf die Eingangsrechnungen: Sie kommen täglich, folgen klaren Prüfregeln und wandern bislang von Hand durch drei Stationen.

Nach wenigen Wochen läuft dieser eine Prozess automatisiert, die Buchhaltung spart spürbar Zeit, und der Betrieb hat am eigenen Beispiel gesehen, wie eine Automatisierung im Haus funktioniert. Erst danach geht es an die kniffligere Angebotslogik — mit dem Rückenwind eines sichtbaren ersten Erfolgs. Genau in dieser Reihenfolge steckt die eigentliche Lehre: nicht das größte Problem zuerst, sondern das lösbarste.

Wie Sie den ersten Prozess auswählen

Wer alle Kandidaten vor sich hat, steht vor der eigentlichen Entscheidung: Womit anfangen? Hier zählt ein Prinzip mehr als jedes andere — klein starten, schnell einen sichtbaren Nutzen erzeugen.

Ein guter erster Prozess erfüllt die Faustregel deutlich, ist aber im Umfang überschaubar und betrifft nicht sofort das ganze Unternehmen. Er lässt sich in wenigen Wochen umsetzen, sein Ergebnis ist messbar, und er berührt keine hochsensiblen Sonderfälle. Ein solcher erster Erfolg zahlt doppelt ein: Das Team erlebt konkret, was Automatisierung leistet, und Sie gewinnen belastbare Erfahrung für die nächsten, größeren Schritte. Wir starten bewusst klein, weil Vertrauen an einem echten Ergebnis wächst, nicht an einer Roadmap.

Hilfreich ist, die Kandidaten grob gegeneinander abzuwägen: Wie oft fällt der Prozess an, wie viel Zeit bindet er heute, wie eindeutig sind die Regeln, wie hoch ist das Risiko im Fehlerfall? Der beste Startpunkt ist selten der größte Brocken, sondern der mit dem besten Verhältnis aus Nutzen und Aufwand. Eine strukturierte Einschätzung liefert ein kostenloser Automatisierungs-Check, der Ihre Abläufe entlang dieser Fragen sortiert. Wichtig ist, diese Auswahl bewusst zu treffen und nicht dem Bauchgefühl zu überlassen — der Prozess, der am lautesten nervt, ist nicht automatisch der, der sich am besten eignet.

Das Anti-Pattern: nicht den komplexesten zuerst

Ein Reflex führt regelmäßig in die Irre: Man sucht sich den Prozess aus, der die meiste Zeit frisst, weil dort das größte Sparpotenzial vermutet wird. Verständlich — und trotzdem meist ein Fehler. Der aufwendigste Ablauf ist fast immer auch der komplexeste, gespickt mit Ausnahmen, Sonderfällen und Abhängigkeiten. Dort ist die Wahrscheinlichkeit am höchsten, dass ein erstes Projekt sich zieht, das Budget übersteigt oder mitten in einer Ausnahme steckenbleibt.

Die Folge ist fatal: Das ambitionierte erste Vorhaben scheitert sichtbar, und im Betrieb setzt sich der Eindruck fest, Automatisierung funktioniere ohnehin nicht. Dabei lag es nicht an der Technik, sondern an der Reihenfolge. Ein gescheiterter Erstversuch kostet nicht nur Budget, sondern auch etwas, das sich schwerer zurückholen lässt: die Bereitschaft im Team, es überhaupt noch einmal zu versuchen. Der große, komplexe Prozess ist ein lohnendes Ziel — aber als zweiter oder dritter Schritt, wenn Erfahrung und Vertrauen da sind, nicht als Einstieg.

Als IT-Dienstleister in Düsseldorf hilft Lota Engineering dabei, die richtigen Prozesse zu finden und in der richtigen Reihenfolge anzugehen — herstellerunabhängig und mit dem Blick fürs machbar Nützliche statt fürs technisch Maximale. Ein guter Anfang ist der kostenlose Automatisierungs-Check; im Anschluss ordnen wir die Kandidaten gern gemeinsam in einem unverbindlichen Erstgespräch ein.