E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt technisch vorbereiten sollten

Die Papierrechnung im Geschäftskundenverkehr hat ein Ablaufdatum. Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen läuft derzeit noch eine Übergangsfrist. Die endet für die meisten Unternehmen am 31. Dezember 2026 — also in wenigen Monaten. Wer heute noch PDFs verschickt und Eingangsrechnungen von Hand abtippt, hat für die Umstellung überschaubar viel Zeit.

Der Anlass ist steuerrechtlich, die Arbeit ist es nicht: Was auf Unternehmen zukommt, sind Fragen an die Software, an den Rechnungseingang und an die Archivierung. Genau darum geht es hier. Die steuerliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrer Steuerberatung — dieser Artikel ordnet die technische Seite ein.

Was ab wann gilt

Die Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, konkretisiert durch die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Der Zeitplan ist gestaffelt:

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können — unabhängig von Größe und Umsatz.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist beim Ausstellen. Papier und PDF sind weiter zulässig, ein PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro.
• Bis 31. Dezember 2027: verlängerte Übergangsfrist für alle darunter.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze ohne Ausnahme.

Zwei Dinge werden dabei oft verwechselt. Erstens: Der Empfang ist keine Zukunftsfrage, sondern seit anderthalb Jahren geltendes Recht. Zweitens: Die Umsatzgrenze entscheidet nur darüber, ob Sie ein Jahr länger Zeit haben — nicht darüber, ob Sie betroffen sind.

Eine E-Rechnung ist kein PDF

Das ist der häufigste Irrtum. Ein PDF, das per E-Mail ankommt, ist eine „sonstige Rechnung” — ein Abbild, das ein Mensch lesen kann und ein Programm nicht auswerten. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den Software direkt weiterverarbeiten kann.

Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das zwei Formate:

• XRechnung — eine reine XML-Datei. Für Menschen unhandlich, für Systeme eindeutig. Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern längst Standard.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein Hybrid: ein PDF fürs Auge, mit eingebettetem XML für die Maschine. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen den Anforderungen dabei nicht.

Etablierte EDI-Verfahren dürfen weiterlaufen, solange sich die umsatzsteuerlich nötigen Angaben normkonform daraus gewinnen lassen. Für die Übermittlung selbst gibt es keine Formvorschrift: E-Mail genügt, ein Portal oder eine Schnittstelle ebenso.

Der Rechnungseingang ist die eigentliche Baustelle

Beim Ausgang lautet die Frage schlicht: Kann meine Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Bei gängigen Buchhaltungs- und ERP-Programmen ist das meist eine Einstellung oder ein Update — bei älteren Eigenlösungen oder Word-Vorlagen dagegen ein echtes Projekt. Diese Prüfung sollte als Erstes passieren, weil sie über den ganzen Aufwand entscheidet.

Der Eingang ist der Teil, den viele unterschätzen:

• Wo kommen Rechnungen an? Häufig verteilt über mehrere Postfächer und Ansprechpartner. Ein zentrales Rechnungspostfach schafft einen definierten Weg.
• Wer prüft und gibt frei? Bei strukturierten Daten lassen sich Prüfschritte automatisieren — aber nur, wenn der Freigabeweg vorher klar ist.
• Wie kommen die Daten in die Buchhaltung? Genau hier zahlt sich das strukturierte Format aus: Beträge, Steuersätze und Zahlungsziel stehen als Felder bereit, statt abgetippt zu werden.
• Was passiert mit dem Original? Es muss revisionssicher abgelegt werden — dazu gleich mehr.

Wer Rechnungen bisher ausdruckt, abheftet und manuell erfasst, sollte die Umstellung nicht als lästige Pflicht abarbeiten, sondern als Anlass nehmen, den Ablauf zu begradigen. Wie so ein Weg konkret aussieht, zeigt unser Use-Case Rechnungsverarbeitung automatisieren.

Aufbewahrung: acht Jahre, unverändert

§ 14b UStG verlangt acht Jahre Aufbewahrung, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Für die IT ist dabei eine Anforderung entscheidend: Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck reicht nicht, ein nachträglich erzeugtes PDF auch nicht.

Praktisch heißt das: Die XML-Datei selbst gehört ins Archiv — unverändert, auffindbar und über acht Jahre lesbar. Ein Dokumentenmanagementsystem oder ein revisionssicherer Archivspeicher übernimmt das. Und ein Hinweis, der in der Praxis regelmäßig untergeht: Ein Backup ist kein Archiv. Eine Datensicherung schützt vor Verlust und wird nach Wochen überschrieben; ein Archiv muss Belege über Jahre unverändert vorhalten. Gebraucht wird beides — wie eine belastbare Sicherung aussieht, steht im Ratgeber Backup-Strategie nach 3-2-1.

Nicht alles ist betroffen

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV),
• bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• Rechnungen an Privatpersonen und an nicht-unternehmerische juristische Personen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie trotzdem. Wo im Einzelfall eine Ausnahme greift, ist eine steuerliche Frage; die IT-Seite sollte davon unabhängig empfangsbereit sein.

Am Rande, weil es regelmäßig durcheinandergerät: Das auf EU-Ebene diskutierte Meldesystem im Rahmen von ViDA ist eine eigene Baustelle mit eigenem, derzeit noch beweglichem Zeitplan. An den Fristen oben ändert es nichts.

Vier Schritte, mit denen Sie anfangen

1. Bestandsaufnahme: Womit schreiben Sie Rechnungen, womit buchen Sie, wo landen Eingangsrechnungen? Meist sind mehr Systeme beteiligt als gedacht.
2. Software prüfen: Kann Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen — und ab welcher Version? Diese eine Frage entscheidet, ob die Umstellung ein Update oder ein Projekt ist.
3. Eingang und Archiv klären: Zentrales Rechnungspostfach festlegen, Freigabeweg definieren, revisionssichere Ablage für acht Jahre einrichten.
4. Testen, bevor die Frist drückt: Eine echte E-Rechnung an sich selbst schicken, einlesen, buchen, archivieren. Fehler zeigen sich im Testlauf günstiger als im Januar.

Auch die Frage nach Fördermitteln lohnt sich, wenn die Umstellung ohnehin ein größeres Digitalisierungsvorhaben anstößt — welche Programme in Nordrhein-Westfalen infrage kommen, steht im Ratgeber Förderung für Digitalisierung in NRW.

Fazit

Die E-Rechnung ist keine neue Technologie, sondern ein verbindlicher Termin für etwas, das viele ohnehin vorhatten. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, die Ausstellung folgt ab 2027 gestaffelt nach Umsatz, ab 2028 gilt sie für alle. Wer die Umstellung jetzt angeht, hat Zeit für einen Testlauf und kann den Rechnungseingang gleich mit aufräumen — statt beides im Dezember gleichzeitig zu erledigen.

Lota Engineering unterstützt Unternehmen aus Düsseldorf und dem Rheinland bei der technischen Umsetzung: von der Bestandsaufnahme der Systeme über IT-Beratung und Digitalisierung und die Ablage in Cloud und Microsoft 365 bis zum laufenden Betrieb als Managed Services. Für Kanzleien und Steuerberater, bei denen Rechnungsdaten aus vielen Mandaten zusammenlaufen, gilt das besonders — mehr dazu unter IT für Kanzleien. Für eine Einschätzung Ihrer Systeme erreichen Sie uns über das Kontaktformular.