IT für Handwerker: Was ein Handwerksbetrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitenden wirklich braucht
Von Beata Gurshal, Softwareentwicklerin
In einem Handwerksbetrieb ist die IT selten jemandes Hauptaufgabe. Sie wächst mit: erst ein Rechner im Büro, dann die Handwerkersoftware, dann Tablets für die Monteure, irgendwann ein Server unter dem Schreibtisch, den niemand mehr anfasst. Solange alles läuft, ist das kein Problem. Es wird eines, wenn der Generalunternehmer ab Januar nur noch E-Rechnungen annimmt, wenn ein Diensthandy mit Kundenfotos im Transporter liegen bleibt oder wenn am Montagmorgen alle Dateien verschlüsselt sind.
Die Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks”, für die 504 Handwerksunternehmen befragt wurden, zeigt die Lücke recht genau: 71 Prozent der Betriebe sagen, IT-Sicherheit habe bei ihnen einen großen Stellenwert. Ein geregeltes Notfallmanagement für Cyberangriffe haben 15 Prozent.
Dieser Leitfaden beschreibt, was ein Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitenden tatsächlich braucht. Am Ende steht eine Reihenfolge für den Einstieg. Er gibt den Stand von September 2026 wieder und nennt für Fristen und Pflichten die Quelle. Der Text ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, arbeits- und datenschutzrechtliche mit Innung, Anwalt oder Datenschutzbeauftragtem.
E-Rechnung: Die Frist, die jetzt zählt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das ist technisch einfach, denn laut den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Anspruchsvoller ist das Ausstellen.
Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt. Ein PDF ist das nicht. Zulässig sind laut BMF insbesondere die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei; maßgeblich ist dabei der XML-Teil, nicht das Bild.
Die Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG sieht so aus:
| Leistung ausgeführt | Was gilt beim Ausstellen an andere Unternehmen |
|---|---|
| bis Ende 2026 | Papier ist erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| im Jahr 2027 | Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF nur noch, wenn der eigene Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle |
Für das Handwerk sind drei Ausnahmen wichtig:
- Privatkunden. Die Pflicht betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer im Inland. Die Rechnung an die Familie, deren Bad Sie saniert haben, darf Papier oder PDF bleiben. Eine Rechnung ausstellen müssen Sie bei Leistungen rund um ein Grundstück trotzdem, und der Kunde muss sie nach § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren.
- Kleinbeträge. Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung verschickt werden.
- Kleinunternehmer dürfen ebenfalls bei Papier und PDF bleiben, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Wer für Bauträger, Hausverwaltungen, Industriekunden oder die öffentliche Hand arbeitet, sollte nicht auf 2028 warten. Ein PDF dürfen Sie schon heute nur schicken, wenn der Empfänger zustimmt, und ein Auftraggeber, der seinen Rechnungseingang auf E-Rechnung umstellt, kann diese Zustimmung jederzeit verweigern. Nach unserer Einschätzung werden große Auftraggeber das eher früher als später tun. Prüfen Sie deshalb jetzt drei Dinge: Kann Ihre Handwerkersoftware XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Gibt es ein festes Postfach für eingehende Rechnungen, etwa rechnung@ihr-betrieb.de, das nicht an einer Person hängt? Und wo landen die XML-Dateien danach? Das BMF verlangt, dass zumindest der strukturierte Teil unverändert aufbewahrt wird. Ausdrucken und löschen ist also keine Lösung. Zum Ansehen einer E-Rechnung stellt die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer bereit.
Die Hintergründe zur Pflicht haben wir im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht für Unternehmen ausführlich beschrieben.
Belege und Aufbewahrung: Das Foto vom Tankbeleg
Die Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 AO: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe. Bei Belegen beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind; bei Büchern und Abschlüssen mit dem Jahr der letzten Eintragung oder der Aufstellung.
Für Betriebe mit Monteuren ist eine Randnummer der GoBD besonders nützlich (hier in der Fassung des AO-Handbuchs 2024; das BMF hat die GoBD zuletzt im Juli 2025 geändert). Die bildliche Erfassung von Belegen darf danach mit den verschiedensten Geräten erfolgen, ausdrücklich genannt sind Smartphones. Der Tankbeleg, die Quittung vom Baumarkt und der Lieferschein dürfen also fotografiert werden, und das Papier darf anschließend vernichtet werden, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt.
Die Bedingung ist ein dokumentiertes Verfahren. Die GoBD empfehlen eine Organisationsanweisung, die regelt, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt, welches Schriftgut, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden und wie Fehler protokolliert werden. Außerdem sind Belege zeitnah gegen Verlust zu sichern, und die bloße Ablage in einem Dateiordner erfüllt die Anforderung an die Unveränderbarkeit nach den GoBD regelmäßig nicht.
Eine solche Anweisung muss kein Handbuch sein. Für einen Betrieb mit zehn Leuten kann eine Seite nach diesem Muster der Ausgangspunkt sein:
Verfahrensanweisung Belegerfassung per Smartphone
Betrieb: ____________________ gültig ab: __________ verantwortlich: __________
1. Wer erfasst?
Alle Mitarbeitenden mit Diensthandy. Private Geräte nur mit der verwalteten Beleg-App.
2. Was wird erfasst?
Tankbelege, Material- und Baumarktquittungen, Lieferscheine.
Bewirtungsbelege erst, wenn die vorgeschriebenen Angaben ergänzt sind.
Nicht: Urkunden und Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind.
Nicht: Rechnungen, die elektronisch eingegangen sind (PDF, E-Rechnung).
Sie werden im Originalformat abgelegt.
3. Wann?
Am Tag des Erhalts, spätestens am nächsten Arbeitstag.
4. Wie?
Erfasst wird bildlich: Foto des ganzen Belegs, farbig, wenn Farbe eine Bedeutung hat.
Eine reine Abschrift der Daten genügt nicht.
Beleg vollständig und lesbar fotografieren (alle Ränder, kein Schatten, kein Knick
über Betrag oder Datum). Handschriftliche Vermerke vor dem Foto anbringen; wird
später etwas ergänzt, neu fotografieren. Auftrag oder Kostenstelle in der App zuordnen.
5. Kontrolle
Das Büro prüft wöchentlich Lesbarkeit und Vollständigkeit. Unlesbare Belege werden
neu angefordert; der Vorgang wird in der App vermerkt.
6. Ablage
Die App überträgt in das Belegarchiv (Name des Systems: ____________________).
Dort sind die Bilder gegen Änderung und Löschung geschützt. Sicherung: ____________________
7. Vernichtung des Papiers
Frühestens nach der Kontrolle unter 5. Originale nach Punkt 2 werden nicht vernichtet.
8. Änderungen dieser Anweisung
Datum, Anlass, Name. Alte Fassungen werden aufbewahrt.
Abgestimmt mit der Steuerberatung am: __________
Fehlt eine solche Dokumentation, führt das nach den GoBD nicht automatisch dazu, dass die Buchführung verworfen wird, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht leiden. Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung sie verlangen; wer Belege nur als Foto hat, sollte sie vorlegen können. Sprechen Sie das Verfahren mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Sie Papier wegwerfen.
Geräte auf der Baustelle: sperren und löschen können
Tablets und Smartphones sind im Handwerk Werkzeug. Sie enthalten Kundenadressen, Fotos aus Wohnungen, Aufmaße, oft auch den Zugang zum Firmenpostfach. Geht ein solches Gerät verloren, stellt sich die Frage, ob Sie es aus der Ferne sperren und löschen können.
Wer Microsoft 365 Business Premium nutzt, hat das Werkzeug dafür bereits lizenziert, denn der Plan enthält Microsoft Intune. Microsoft unterscheidet zwei Wege:
| Weg | Gedacht für | Bei Verlust |
|---|---|---|
| Geräteverwaltung (MDM) | Geräte, die dem Betrieb gehören | Das ganze Gerät lässt sich zurücksetzen |
| App-Schutz (MAM) | private Geräte der Mitarbeitenden | Nur die Firmendaten in den verwalteten Apps werden entfernt, Privates bleibt |
Der zweite Weg ist für Betriebe interessant, in denen Monteure ihr eigenes Handy benutzen. Der Betrieb kontrolliert nur die Apps mit Firmendaten und kann verhindern, dass daraus etwas in private Apps kopiert wird. Private Daten wie Fotos bleiben unberührt. Fotos für die eigene Website oder soziale Medien sind ein anderes Thema und brauchen regelmäßig die Einwilligung des Kunden. Dazu empfiehlt Microsoft die Verschlüsselung der Datenträger, weil sie die Daten schützt, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird.
Zur Einordnung der Kosten nennt Microsoft auf seinen deutschen Produktseiten für Microsoft 365 folgende Listenpreise je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer (Abruf am 20. September 2026): Microsoft 365 Business Basic 6,07 Euro, Microsoft 365 Business Standard 12,13 Euro, Microsoft 365 Business Premium 19,06 Euro. Die Vergleichsseite von Microsoft 365 zeigt derzeit zusätzlich Bündel mit Copilot zu höheren Preisen. Welcher Plan zu wem passt, steht in unserem Vergleich der Microsoft-365-Lizenzen. Möglich ist eine Mischung aus Plänen, mit einer wichtigen Einschränkung: Geräteverwaltung und App-Schutz gelten nur für Nutzer mit Intune-Lizenz. Wer Firmendaten auf dem Handy hat, braucht deshalb Microsoft 365 Business Premium oder eine zusätzliche Intune-Lizenz. Ein kleinerer Plan passt nur für Mitarbeitende, die gar nicht mobil auf Firmendaten zugreifen.
Kundenfotos und Datenschutz
Fotos aus der Wohnung eines Kunden sind personenbezogene Daten, sobald sie sich einer Person zuordnen lassen, und das ist über Auftrag und Adresse praktisch immer der Fall. Eine Spezialregel für Baustellenfotos gibt es nicht, es gelten die allgemeinen Grundsätze der DSGVO. Daraus folgen drei Mindestregeln für die Ablage im Betrieb:
- Fotos gehören in die Auftragssoftware oder die Firmen-Cloud und nicht in die private Galerie oder einen privaten Messenger.
- Mit dem Anbieter der App oder Cloud braucht der Betrieb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Geht ein unverschlüsseltes Gerät mit Kundendaten verloren, kann das eine meldepflichtige Datenpanne sein. Die DSGVO verlangt die Meldung an die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, es sei denn, ein Risiko für die Betroffenen ist unwahrscheinlich. Bei hohem Risiko müssen zusätzlich die Betroffenen informiert werden. Dokumentieren Sie den Vorfall in jedem Fall. Ein verschlüsseltes und aus der Ferne gelöschtes Gerät ist ein ganz anderer Fall als ein offenes.
Arbeitszeit erfassen
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Das Bundesarbeitsministerium stellt dazu klar: Die Pflicht gilt bereits jetzt, eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht, auch handschriftliche Aufzeichnungen genügen, und der Arbeitgeber darf das Aufschreiben an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich. Eine elektronische Pflicht ist politisch vereinbart, ein Gesetz dazu ist nicht beschlossen.
Eine App ist trotzdem oft die bessere Lösung, weil die Stunden direkt beim Auftrag landen und niemand freitags Zettel abtippt. Zwei Punkte sollten Sie vorher klären. Erfasst die App Standorte, dürfen Sie nur verarbeiten, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 BDSG). Und wenn es einen Betriebsrat gibt, bestimmt er nach § 87 BetrVG bei technischen Einrichtungen mit, die das Verhalten der Beschäftigten überwachen können.
Sicherheit: die Grundausstattung
Ein Handwerksbetrieb muss kein lohnendes Einzelziel sein, um getroffen zu werden: Phishing-Wellen und automatisierte Angriffe auf bekannte Lücken unterscheiden nicht nach Branche. Es reicht ein Rechner ohne Updates oder ein Klick auf den falschen Anhang. In der Bitkom-Studie gaben 4 Prozent der Betriebe an, in den zwölf Monaten davor sicher angegriffen worden zu sein, weitere 8 Prozent vermuten es. Das sind Selbsteinschätzungen, und Bitkom weist selbst darauf hin, dass andere Erhebungen deutlich höhere Werte zeigen.
Die Grundausstattung ist überschaubar:
- Updates. Rechner, Server, Router und die Handwerkersoftware bekommen ihre Sicherheitsupdates zeitnah und automatisch.
- Anmeldung mit zweitem Faktor für E-Mail, Cloud und Fernzugriff.
- Virenschutz mit zentraler Übersicht, damit jemand sieht, wenn ein Gerät Alarm schlägt. Bei Business Premium ist Microsoft Defender for Business enthalten.
- Getrennte Konten. Niemand arbeitet im Alltag mit Administratorrechten.
- Ein Notfallblatt mit drei Angaben: wen rufe ich an, was schalte ich ab, wo liegt die Sicherung. Wie ein solcher Plan aussieht, zeigt unser Ratgeber zum IT-Notfallplan.
Wer wissen will, wo der eigene Betrieb steht, kann den CyberRisikoCheck des BSI nutzen. Das Verfahren nach DIN SPEC 27076 ist für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten gedacht. Ein IT-Dienstleister geht in einem ein- bis zweistündigen Gespräch 27 Anforderungen durch, am Ende steht ein Bericht mit Punktzahl und Empfehlungen nach Dringlichkeit. Eine Zertifizierung ist das nach Angaben des BSI ausdrücklich nicht. Für den Einstieg ohne Dienstleister eignet sich die BSI-Broschüre „Cybersicherheit für KMU” mit 14 Fragen, die jeder Betrieb beantworten können sollte.
Backup: drei Kopien, eine davon offline
Das BSI empfiehlt in seinen Hilfsmitteln zum Standard 200-4 die 3-2-1-Regel: drei aktuelle Versionen wichtiger Dateien auf zwei verschiedenen Medien, davon mindestens eine an einem anderen Ort.
Für Ransomware reicht das allein nicht. Der Maßnahmenkatalog Ransomware des BSI beschreibt, dass Angreifer mit erbeuteten Administratorrechten gezielt nach Sicherungen suchen und sie mit verschlüsseln. Deshalb soll mindestens eine Kopie offline liegen, zum Beispiel in einem vollständig vom eigenen Netz getrennten Cloud-Speicher. Die USB-Festplatte, die dauerhaft am Server steckt, erfüllt das nicht.
Der zweite Punkt ist der Test. Der IT-Grundschutz des BSI sieht vor, regelmäßig zu prüfen, ob sich Daten in angemessener Zeit wiederherstellen lassen. Unser Vorschlag für einen Handwerksbetrieb: einmal im Quartal einen Auftrag samt Dokumenten aus der Sicherung zurückholen und nachsehen, ob er vollständig ist.
Die Sicherung hat auch eine steuerliche Seite. Nach den GoBD ist das Buchführungssystem gegen Verlust zu sichern. Können Daten nicht mehr vorgelegt werden, weil der Schutz fehlte, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig. Den Aufbau einer Sicherung erklärt unser Ratgeber zur 3-2-1-Backup-Strategie.
Handwerkersoftware: nach diesen Schnittstellen fragen
Welche Branchensoftware die richtige ist, hängt vom Gewerk ab, und wir empfehlen hier keine Produkte. Für die IT ist entscheidend, ob die Software mit dem Rest sprechen kann. Fragen Sie den Anbieter nach diesen Punkten:
| Aufgabe | Standard oder Schnittstelle | Wozu |
|---|---|---|
| Rechnung an Geschäftskunden | XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 | Gängige zulässige Formate der E-Rechnung |
| Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse | GAEB DA XML | Die Angebotsaufforderung kommt als X83, das Angebot mit Preisen geht als X84 zurück |
| Artikelstamm des Großhandels | DATANORM, im Elektrohandwerk ELDANORM | Artikel, Texte und Preise in die eigene Software einlesen |
| Bestellung im Großhandels-Shop | IDS und UGL | Warenkorb zwischen Handwerkersoftware und Shop übergeben, Auftragsdaten austauschen |
| Übergabe an die Steuerkanzlei | DATEV-Datenservices, DATEV-Format | Rechnungsdaten, Buchungssätze und Belege ohne Abtippen übertragen |
| Baustelle | mobile App mit Offline-Funktion | Zeiten, Fotos und Aufmaß auch im Keller ohne Netz erfassen |
Dazu kommt die Frage nach dem Betrieb. Läuft die Software in der Cloud des Herstellers, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Antwort darauf, wie Sie Ihre Daten bei einem Wechsel herausbekommen. Läuft sie auf einem eigenen Server, gehört dieser Server in die Wartung und in die Sicherung. Die Abwägung beschreibt unser Ratgeber Cloud oder eigener Server.
Alte Systeme: Was jetzt ein Ablaufdatum hat
In vielen Betrieben steht noch Technik, für die es keine Sicherheitsupdates mehr gibt. Die Daten laut Microsoft:
| System | Ende des Supports |
|---|---|
| Windows 10 | 14. Oktober 2025 |
| Office 2016 und Office 2019 | 14. Oktober 2025 |
| Windows Server 2016 | 12. Januar 2027 |
Für Windows 10 verkauft Microsoft erweiterte Sicherheitsupdates für höchstens drei Jahre. Der Preis verdoppelt sich nach Angaben von Microsoft mit jedem Jahr, und wer später einsteigt, zahlt die Vorjahre nach. Das taugt als Brücke für einzelne Rechner, etwa den PC an einer Maschine, deren Steuerungssoftware kein neueres Windows verträgt. Ein solcher Rechner gehört zusätzlich in ein eigenes Netzwerksegment ohne Internetzugang. Für alle anderen Geräte ist der Austausch meist die bessere Wahl. Mehr dazu in den Ratgebern zum Support-Ende von Windows 10 und zum Support-Ende von Windows Server 2016.
Telefon: erreichbar bleiben, auch auf der Baustelle
In vielen Handwerksbetrieben kommen Aufträge per Telefon und gehen verloren, wenn alle draußen sind. Eine Cloud-Telefonanlage hilft, weil die Büronummer auch auf dem Smartphone klingelt, mit Ansage und Warteschleife, wenn niemand abnehmen kann.
Wer ohnehin Microsoft 365 nutzt, kann in Teams telefonieren. Teams Phone ist eine Zusatzlizenz zu den Business-Plänen und bringt die Funktionen einer Telefonanlage mit: Vermittlung, automatische Ansage, Warteschleifen und Voicemail. Für den Weg ins Telefonnetz beschreibt Microsoft mehrere Varianten, vom Anschluss über einen zertifizierten Anbieter bis zur Anbindung des eigenen Anbieters. Wie die Einrichtung abläuft, zeigt unsere Anleitung zur Teams-Telefonanlage. Wer kein Teams will, findet die Alternativen auf unserer Seite zur Cloud-Telefonanlage.
Förderung in NRW: Was es 2026 noch gibt
Die Förderlandschaft ist kleiner geworden, und viele Übersichten im Netz sind veraltet. Der Stand vom 20. September 2026:
| Programm | Stand | Was gefördert wird |
|---|---|---|
| MID-Digitale Sicherheit (NRW) | aktiv | Zuschuss von 50 Prozent, höchstens 15.000 Euro und erst ab 4.000 Euro förderfähigen Kosten, für Ist-Analyse durch einen IT-Dienstleister, Schulungen, Sicherheitssoftware und Firewall. Zugang über ein monatliches Losverfahren der NRW.BANK |
| MID-Digitalisierung (NRW) | aktiv, aber anders zugeschnitten | Seit 2026 nur noch die Entwicklung digitaler Produkte. Für neue Software oder Hardware im eigenen Betrieb nicht mehr nutzbar |
| BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen | Anträge bis 31. Dezember 2026 | Zuschuss zu Beratungskosten, in NRW 50 Prozent. Keine Hardware, keine Software |
| KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung | aktiv | Kredit über die Hausbank, auch für Hardware, Software und IT-Sicherheit |
| go-digital, Digital Jetzt (Bund) | ausgelaufen | keine Anträge mehr möglich |
Einige Hinweise dazu. Bei den Zuschussprogrammen darf die Maßnahme in aller Regel nicht begonnen sein, bevor die Zusage oder bei der BAFA das Informationsschreiben vorliegt; oft zählt schon der Vertragsschluss als Beginn. Ein Losverfahren ist außerdem kein Anspruch. Planen Sie die Investition deshalb so, dass sie sich auch ohne Zuschuss rechnet. Einen Überblick über die Mechanik gibt unser Ratgeber zur Förderung der Digitalisierung in NRW. Fragen Sie außerdem bei Ihrer Handwerkskammer nach, welche Beratung zur Digitalisierung sie aktuell anbietet.
Womit anfangen? Eine Reihenfolge
- Sicherung prüfen. Gibt es eine Kopie, die offline liegt, und hat jemand in den letzten drei Monaten eine Rücksicherung getestet?
- Alte Systeme auflisten. Jeder Rechner mit Windows 10 und jeder Server mit Windows Server 2016 oder älter bekommt ein Datum für den Austausch.
- E-Rechnung klären. Kann die Software das Format ausgeben, gibt es ein Rechnungspostfach, ist die Ablage geregelt?
- Geräte verwalten. Diensthandys und Tablets in die Verwaltung aufnehmen, Verschlüsselung und Fernlöschung einschalten.
- Zweiten Faktor einschalten für E-Mail und Cloud.
- Belegverfahren aufschreiben und mit der Steuerberatung abstimmen.
- Notfallblatt an die Bürowand hängen.
Die Punkte 1, 2 und 5 kosten wenig und verhindern den größten Schaden. Die anderen sparen Zeit, die im Büro eines Handwerksbetriebs meist knapper ist als Geld.
Fazit
Ein Handwerksbetrieb braucht keine große IT. Er braucht eine, die geplant ist: Rechnungen im richtigen Format, Belege, die eine Prüfung überstehen, Geräte, die sich sperren lassen, eine Sicherung, die getestet ist, und Software, die mit Großhandel und Steuerkanzlei spricht. Vieles davon lässt sich mit Mitteln umsetzen, die schon vorhanden und bezahlt sind, vor allem wenn Microsoft 365 Business Premium bereits im Haus ist.
Lota Engineering betreut Handwerksbetriebe in Düsseldorf und im Rheinland, mit festem Ansprechpartner und ohne Fachchinesisch. Wir übernehmen die laufende Betreuung als Managed Service, richten Microsoft 365 ein und helfen per IT-Support, wenn etwas klemmt. Schreiben Sie uns, wenn Sie Ihre IT einmal gemeinsam durchgehen wollen.
Häufige Fragen.
Ab wann muss ein Handwerksbetrieb E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen können muss sie jeder inländische Betrieb seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gilt eine Übergangsregelung: Bis Ende 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF weiter erlaubt. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen das noch bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht im Geschäft zwischen Unternehmen für alle.
Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer im Inland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter auf Papier oder als PDF gehen. Bei Bau- und Grundstücksleistungen müssen Sie allerdings auch Privatkunden eine Rechnung ausstellen, und der Kunde muss sie zwei Jahre aufbewahren.
Darf ich Belege mit dem Smartphone fotografieren und das Papier wegwerfen?
Ja, die GoBD nennen das Smartphone ausdrücklich als zulässiges Gerät für die bildliche Erfassung. Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren: wer fotografiert, wann, wie die Lesbarkeit geprüft wird und wo die Bilder unveränderbar abgelegt werden. Danach darf das Papier vernichtet werden, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt.
Wie lange müssen Rechnungen und Belege aufbewahrt werden?
Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Bei Belegen beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben.
Müssen Handwerksbetriebe die Arbeitszeit elektronisch erfassen?
Erfassen müssen sie sie schon heute, das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden. Eine bestimmte Form ist nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums derzeit nicht vorgeschrieben, auch handschriftliche Aufzeichnungen genügen. Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung ist angekündigt, aber nicht beschlossen.
Gibt es in NRW noch Zuschüsse für die Digitalisierung im Handwerk?
Für IT-Sicherheit ja: MID-Digitale Sicherheit bezuschusst 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, vergeben über ein monatliches Losverfahren der NRW.BANK. Für neue Software oder Hardware im eigenen Betrieb taugt der MID-Gutschein Digitalisierung seit 2026 nicht mehr. Für Beratungskosten gibt es bis Ende 2026 noch den BAFA-Zuschuss. Die Programme go-digital und Digital Jetzt des Bundes sind ausgelaufen.
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