IT für die neue Arztpraxis: Erstausstattung und Reihenfolge, wenn Sie eine Arztpraxis eröffnen

Eine neue Arztpraxis hat einen großen Vorteil gegenüber einer übernommenen: Es gibt keinen Aktenbestand, der gesperrt bleiben muss, keinen alten Server und keinen Vertrag, den jemand umschreiben müsste. Der Nachteil zeigt sich kurz vor der Eröffnung. Am ersten Tag muss alles zugleich laufen, und ein Teil davon hat Lieferzeiten, die sich nicht abkürzen lassen.

Dieser Ratgeber richtet sich an alle, die eine Arztpraxis eröffnen und neu gründen, also mit neuer Betriebsstättennummer, leeren Räumen und ohne Altbestand. Er gibt den Stand von November 2026 wieder und geht von einer vertragsärztlichen Praxis aus. Wer eine bestehende Praxis kauft, ist bei unserer IT-Checkliste zur Praxisübernahme richtig. Die Telematikinfrastruktur im Detail erklärt der Ratgeber zu TI-Anschluss und TI-Betreuung. Hier geht es um die Erstausstattung und die Reihenfolge. Für neue Zahnarztpraxen gelten andere Stellen: KZV, KZBV und Zahnärztekammer.

Was bei der Gründung anders ist als bei der Übernahme

Thema	Neugründung	Übernahme
Patientenakten	Ihre eigene Kartei von Anfang an	verwahrter Altbestand, getrennt und gesperrt
Betriebsstätte	neue Nummer von der KV	Vorgänger-Karte darf nicht weitergenutzt werden
Geräte	alles neu, freie Wahl	Bestand prüfen, teils zurücksetzen oder ersetzen
Verträge	alle neu, auf Ihren Namen	Inhaberwechsel und Kündigungsfristen des Abgebers
Sicherheitsvorgaben	von Beginn an einhalten	Altlasten aufholen

Die Tabelle ist unsere Zusammenfassung. Sie zeigt, wo Sie Aufwand sparen: Eine neue Praxis muss nichts nachrüsten. Netzplan, Benutzerkonten und Datensicherung entstehen gleich richtig, weil es nichts anderes gibt.

Die Reihenfolge: Betriebsstättennummer, Praxisausweis, TI

An einer Stelle hängen die Schritte voneinander ab. Deshalb gehört sie zuerst in den Kalender.

Die Betriebsstättennummer vergibt nach der Richtlinie der KBV nach § 75 Abs. 7 SGB V (Stand 1. Januar 2024) die Kassenärztliche Vereinigung, in deren Bereich die Betriebsstätte liegt. Jede Betriebsstätte und jede Nebenbetriebsstätte bekommt eine eigene Nummer. Wann Sie die Nummer im Ablauf der Niederlassung erhalten, sagt Ihnen Ihre KV.

Am Praxisausweis (SMC-B) wird die Abhängigkeit sichtbar. Die KV Nordrhein schreibt in ihren Fragen und Antworten zur TI, dass sie den Antrag nach dem PostIdent-Verfahren prüft, darunter die Betriebsstättennummer, und dass die Karte erst danach produziert wird. Je Nummer ist ein eigener Antrag nötig. Laut KBV muss die antragstellende Person für die Praxis vertretungs- und zeichnungsberechtigt sein; angestellte Ärztinnen und Ärzte in Einzelpraxen und Berufsausübungsgemeinschaften können den Ausweis nicht beantragen.

Drei Punkte wirken direkt auf Ihren Zeitplan:

• Lieferzeit SMC-B. Die KBV nennt etwa zwei Wochen bis zum Eintreffen von Karte und PIN. Die To-do-Liste der KV Nordrhein (Stand Februar 2026) spricht von derzeit zwei bis sechs Wochen und nennt die Karte für die TI-Installation zwingend notwendig.
• Zustellung. Die Karte kommt laut KV Nordrhein per Einschreiben an die Praxisadresse, und dort muss ein Namensschild vorhanden sein (Eintrag von 2023). Bei Räumen im Umbau lohnt es sich nach unserer Einschätzung, früh zu klären, wie die Post dort ankommt.
• Heilberufsausweis. Den eHBA beantragen Sie über Ihre Landesärztekammer. Die KBV rät, für die Auslieferung mehrere Wochen einzuplanen, freigeschaltet werden muss er innerhalb von 28 Tagen. Er hängt an Ihrer Person, und Sie können sich früh darum kümmern, auch wenn die Betriebsstätte noch nicht feststeht.

Für den TI-Anschluss selbst nennt die KV Nordrhein bei Neugründungen das erste Quartal der Niederlassung (Eintrag vom September 2023, prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer KV). Die einzelnen Schritte, die Wahl zwischen Konnektor und TI-Gateway und die Pflichtanwendungen beschreibt unser Ratgeber zu TI-Anschluss und TI-Betreuung.

Erstausstattung: Was am ersten Tag stehen muss

Ob eine Liste vollständig ist, hängt von Fachrichtung und Praxisgröße ab. Die folgenden Punkte sind unsere Einschätzung dessen, was fast jede neue Praxis braucht, ergänzt um die Vorgaben, die dazu belegt sind.

• Internet und Netz. Planen Sie Netzwerkdosen und den Platz für die Technik, bevor der Innenausbau abgeschlossen ist, denn nachträglich wird es aufwendig. Den Anschluss bestellen Sie früh und fragen den Anbieter nach dem Liefertermin. Praxisgeräte, TI-Komponenten und Gäste gehören in getrennte Netzbereiche. Auch beim TI-Gateway ist laut gematik eine VPN-Verbindung nötig, und das Routing im lokalen Netz muss unter Umständen angepasst werden. Was dazugehört, zeigt unser Bereich Netzwerk & IT-Infrastruktur.
• Arbeitsplätze. Empfang, Sprechzimmer und Büro bekommen Rechner mit einem Betriebssystem, das noch Sicherheitsupdates erhält. Jede Person arbeitet mit einem eigenen Konto.
• Kartenterminals. Für die TI brauchen Sie stationäre eHealth-Kartenterminals. Die KV Nordrhein empfiehlt zusätzliche Terminals, wenn Sie die Komfortsignatur effektiv nutzen wollen.
• Drucker. Für den Ausdruck des E-Rezepts nennt die KV Nordrhein mindestens 300 dpi. Formulare müssen laut KBV nach bundeseinheitlichen Vorgaben bedruckt werden, was über die zertifizierte Praxissoftware läuft.
• Praxissoftware. Für die Abrechnung dürfen Sie laut KBV nur von ihr zertifizierte Software einsetzen. Sie entscheidet oft auch darüber, ob Sie einen eigenen Server brauchen. Auswahlkriterien und Angebote behandelt der Abschnitt Das neue System auswählen unseres Software-Ratgebers; die Fragen zur Datenübernahme entfallen bei Ihnen.
• Telefon und Domain. Eine neue Rufnummer lässt sich von Anfang an über eine Cloud-Telefonanlage führen. Die Domain registrieren Sie auf die Inhaberin oder den Inhaber der Praxis.
• KIM. Die KIM-Adresse bestellen Sie bei einem KIM-Dienst, die KBV bietet mit kv.dox selbst einen an. Die KV Nordrhein weist darauf hin, dass die Einrichtung innerhalb von 96 Stunden nach der Registrierung abgeschlossen sein muss, sonst wiederholen Sie sie.

IT-Sicherheit und Datenschutz ab dem ersten Patienten

Die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V ist für alle verbindlich, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. Eine Übergangszeit für neue Praxen nennt die Übersichtsseite der KBV nicht, und für die IT-Sicherheit ist der Praxisinhaber verantwortlich. Die Anforderungen richten sich nach der Zahl der Personen, die ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind. Bis fünf Personen gilt Anlage 1, von 6 bis 20 kommt Anlage 2 hinzu, Anlage 5 regelt die TI-Komponenten.

Für den Start sind diese Anforderungen besonders handlich, weil sie sich beim Aufbau gleich miterledigen lassen:

• Netzplan. Das interne Netz ist zu dokumentieren (Anlage 1, Nr. 12). Bei einer neuen Praxis entsteht der Plan mit der Installation.
• Personal. Neue Mitarbeitende werden in die Praxis-IT eingearbeitet und regelmäßig geschult (Nr. 1, 6 und 9).
• Externe Dienstleister. Sie sind zur Einhaltung der Vorschriften zu verpflichten (Nr. 3).
• TI-Komponenten. Zeitnahe Updates und sichere Aufbewahrung der Administrationsdaten (Anlage 5, Nr. 8 und 9). Lassen Sie sich die Zugangsdaten bei der Installation übergeben.
• Website und Online-Termine. Für Internet-Anwendungen wie Homepage oder Online-Terminkalender nennt die KBV eine Web Application Firewall (Nr. 47).

Die KBV stellt im Hub zur Richtlinie Musterdokumente bereit, darunter Netzplan und Verschwiegenheitserklärung, sowie eine Checkliste zum Vorgehen. Sie führt außerdem ein Verzeichnis zertifizierter IT-Dienstleister, dessen Nutzung freiwillig ist.

Beim Datenschutz gilt das Gleiche wie in jeder Praxis. Die Hinweise von Bundesärztekammer und KBV verlangen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Dienstleistern, die auf Patientendaten zugreifen können, und zusätzlich die Verpflichtung nach § 203 StGB. Bitten Sie jeden Anbieter, diese Unterlagen vor dem ersten Zugriff vorzulegen.

Datensicherung: vor der Eröffnung testen

Nach Anlage 1 der Richtlinie werden Endgeräte regelmäßig nach einem Plan gesichert, der Umfang und Intervall festlegt (Nr. 21). Konkreter werden die Hinweise von Bundesärztekammer und KBV: Patientendaten sind täglich auf geeigneten externen Medien zu sichern, und die Sicherungen sind regelmäßig auf ihre Funktion zu prüfen. Eine zusätzliche Kopie außerhalb der Praxis ist nur unter den Regeln der Auftragsverarbeitung zulässig.

Unser Rat für die neue Praxis: Testen Sie die Rücksicherung, bevor der erste echte Patient im System steht. In diesem Moment kostet ein Fehler noch nichts. Wie ein Konzept mit mehreren Kopien aufgebaut ist, beschreibt der Ratgeber zur 3-2-1-Backup-Strategie, die Umsetzung übernimmt unser Bereich Backup & Recovery.

Zeitplan bis zur Eröffnung

Die Wochenangaben sind unser Planungsvorschlag und keine Fristen. Belegt sind nur die Lieferzeiten, die KBV und KV nennen.

Zeitpunkt	Schritte
etwa 12 Wochen vorher	Beratung bei der KV, Netz und Technikplatz in den Räumen planen, Internetanschluss bestellen, Praxissoftware und TI-Anschlussart wählen
etwa 8 Wochen vorher	eHBA beantragen, TI-Komponenten und Hardware bestellen, Telefon und Domain einrichten
sobald die Nummer vorliegt	SMC-B beantragen, KIM-Dienst bestellen
etwa 2 Wochen vorher	Installation, Netzplan, Benutzerkonten, Verträge zur Auftragsverarbeitung und § 203-Verpflichtungen, Sicherung mit Rücksicherungstest
vor der ersten Sprechstunde	Funktionstest: Gesundheitskarte einlesen, eAU und E-Rezept ausstellen, ePA öffnen, KIM-Nachricht senden
im ersten Quartal	TI-Anschluss abschließen, falls noch offen; Honorarabrechnung zum Quartalsende, aus der die KV Nordrhein die TI-Pauschalen ermittelt

Wer Sie außerdem berät

Die KV Nordrhein, zuständig auch für Düsseldorf, bietet nach eigener Darstellung eine kostenfreie Beratung unter anderem zu IT und Digitalisierung und begleitet Gründerinnen und Gründer in der Niederlassungsberatung von der ersten Idee bis zur Gründung. Dort klären Sie auch die Zulassungsvoraussetzungen, die dieser Text nicht behandelt. Die IT-Beratung der KV Nordrhein hilft bei Auswahl der Praxissoftware, Datenschutz, Datensicherheit und TI, telefonisch, per Video oder vor Ort, unter anderem in Düsseldorf. Andere KVen haben ähnliche Angebote; fragen Sie dort nach.

Fazit

Bei der Gründung steckt die Schwierigkeit in der Reihenfolge. Nummer, Karten und Anschluss hängen aneinander, die Räume müssen rechtzeitig verkabelt sein, und alle Verträge laufen auf Ihren Namen. Wer zwölf Wochen vor der Eröffnung beginnt und die Rücksicherung vor dem ersten Patienten testet, startet mit einer IT ohne Altlasten.

Lota Engineering betreut Arztpraxen, Zahnarztpraxen, MVZ und Kliniken in Düsseldorf, Neuss, Ratingen und Meerbusch. Zu unseren Bereichen gehören Netzwerk, IT-Sicherheit, Datensicherung und laufender IT-Support. Die TI-Anbindung richten wir ein; bei Praxissoftware und TI-Zugangsdiensten stimmen wir uns mit den jeweiligen Anbietern ab. Schreiben Sie uns, wenn Ihr Eröffnungstermin feststeht.