IT für Zahnarztpraxen: Was die IT-Betreuung abdecken sollte, von Röntgen und DVT bis zur TI

IT-Betreuung in der Zahnarztpraxis bedeutet, Behandlungszimmer, Röntgen, Praxissoftware, Datensicherung und Telematikinfrastruktur so zu betreuen, dass der Praxisbetrieb weiterläuft und die Vorgaben der KZBV erfüllt sind. Vieles davon kennt jeder IT-Dienstleister. Der Unterschied liegt in den Bilddaten, in den Rechnern an medizinischen Geräten und in der Zahl der Hersteller, die sich abstimmen müssen.

Dieser Ratgeber richtet sich an Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber. Er gibt den Stand von November 2026 wieder, nennt für Pflichten die Quelle und kennzeichnet eigene Einschätzungen. Eine Rechtsberatung ersetzt er nicht. Verfahrensfragen klären Sie mit Ihrer KZV, der KZBV und Ihrer Zahnärztekammer.

Was IT-Betreuung in der Zahnarztpraxis abdeckt

Eine Betreuung sollte diese Bereiche ausdrücklich benennen:

Bereich	Was dazugehört
Arbeitsplätze	Empfang, Behandlungszimmer und Büro, Updates, Virenschutz, Benutzerkonten
Röntgen und Bilddaten	Rechner an den Geräten, Bildarchiv, Netzwerkanbindung, Abstimmung mit dem Hersteller
Server und Netzwerk	Server oder Cloud, Firewall, Netzplan, Trennung von Netzbereichen
Datensicherung	Praxissoftware und Bildarchiv, Schutz der Sicherung, getestete Rücksicherung
Telematikinfrastruktur	Abstimmung mit dem TI-Dienstleister, Updates, Laufzeiten von Zertifikaten
Dokumentation	Inventar, Zuständigkeiten, Zugangsdaten, die auch die Praxis selbst kennt

Klären Sie schon im Vertrag, wo die Betreuung endet. Bei Störungen an Praxissoftware, Röntgengerät oder TI-Komponenten ist meist der jeweilige Hersteller gefragt. Ein guter Betreuer grenzt die Ursache ein und holt die richtige Stelle dazu.

Röntgen, DVT und große Bilddaten

Bilddaten sind der größte technische Unterschied zu einer Hausarztpraxis. Ein DVT-Datensatz ist nach unserer Einschätzung um ein Vielfaches größer als eine einzelne Röntgenaufnahme, und er muss an mehreren Arbeitsplätzen zügig zu öffnen sein. Daraus folgen drei Fragen für die Planung: Reicht der Speicherplatz für die gesamte Aufbewahrungszeit? Ist das Netz zwischen Gerät, Archiv und Behandlungszimmer stabil und schnell genug? Und schafft die Datensicherung diese Mengen im vorgesehenen Zeitfenster? Die konkreten Mindestwerte für Rechner und Netz nennt der Hersteller von Gerät und Bildsoftware. Lassen Sie sich diese Angaben geben, bevor Sie Hardware kaufen.

Die Aufbewahrung ist gesetzlich geregelt. Nach § 85 StrlSchG sind Aufzeichnungen, Röntgenbilder und digitale Bilddaten bei Untersuchungen Volljähriger 10 Jahre lang aufzubewahren, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Die Aufzeichnungen müssen außerdem gegen unbefugten Zugriff und unbefugte Änderung gesichert sein.

Ein Sonderfall sind die Rechner an den Geräten. Sie laufen oft länger als ein Büro-PC, weil sie an die Gerätesoftware gebunden sind. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KZBV verlangt in Anlage 1, dass Hardware, Betriebssysteme und Anwendungen ohne Sicherheitsupdates erkannt und ausgemustert oder getrennt in einem eigenen Netzwerksegment betrieben werden. Fragen Sie den Hersteller, welche Updates er freigibt, bevor Sie etwas einspielen.

Für medizinische Großgeräte enthält die Richtlinie zusätzlich die Anlage 4. Sie nennt beispielhaft CT, MRT einschließlich Dental-MRT, PET, Linearbeschleuniger und Analysegeräte in Laboren. DVT steht nicht in dieser Aufzählung, sie ist aber mit dem Wort „wie“ auch nicht abschließend formuliert. Ob Ihr DVT darunter fällt, klären Sie deshalb mit Ihrer KZV. Unabhängig davon halten wir es für sinnvoll, Röntgenrechner vom übrigen Netz zu trennen und Standardpasswörter zu ändern.

Praxissoftware und Bildarchiv

Praxisverwaltung und Bildarchiv sind häufig zwei getrennte Programme. Laut der Spezifikation der Systemwechselschnittstelle der KZBV liegen Röntgenbilder oft in einer eigenen Bildsoftware, die über eine Patienten-Kopplungsnummer mit der Praxisverwaltung verbunden ist. Für die Betreuung heißt das: Beide Programme gehören in die Dokumentation, in die Datensicherung und in jeden Updateplan. Ändert sich eines davon, testen Sie anschließend, ob der Bildaufruf aus der Patientenakte noch beim richtigen Patienten landet.

Zahnarztsoftware wechseln: Was vorher feststehen sollte

Wer die Zahnarzt-Software wechseln will, kann sich auf § 371 SGB V stützen. Die Vorschrift verlangt für die Software in der vertragszahnärztlichen Versorgung Schnittstellen, die auch die Übertragung bei einem Systemwechsel abdecken. Die Spezifikation der KZBV regelt allerdings auch, dass Felder leer bleiben, die ein System nicht exportieren kann. Eine Übernahme kann also formal fehlerfrei laufen und trotzdem Lücken haben.

Prüfen Sie vor dem Wechsel deshalb diese Punkte:

• Welche Daten kommen aus dem alten System heraus, und ist eine Probeübernahme im Angebot enthalten?
• Bleibt die Verknüpfung zum Bildarchiv erhalten, oder ziehen auch die Bilder um?
• Wie bleiben Altdaten während der Aufbewahrungsfristen lesbar?
• Welche Anforderungen muss das neue System für die Abrechnung erfüllen? Das beantwortet Ihre KZV.

Die Datenübernahme selbst liegt beim Softwarehersteller. Den Ablauf samt Testlauf beschreibt unser Ratgeber zum Wechsel der Praxissoftware, der auch auf die Besonderheiten bei einer Praxisübernahme eingeht.

Arbeitsplätze im Behandlungszimmer

Am Behandlungsstuhl gelten andere Bedingungen als im Büro. Der Bildschirm steht in Sichtweite der Patienten, Hände sind selten frei, und mehrere Personen nutzen denselben Platz im Wechsel. Die Richtlinie nennt für Endgeräte mehrere Anforderungen, die hier besonders ins Gewicht fallen: Nach Ende der Nutzung wird der Zugang gesperrt oder abgemeldet, und Benutzer und Rollen in der Praxissoftware sollen den Zugriff auf Patientendaten steuern. Mikrofon und Kamera am Rechner sollen grundsätzlich deaktiviert sein.

Praktisch empfehlen wir außerdem, diese Punkte festzulegen:

• Wie meldet sich das Team schnell an und ab, ohne Passwörter zu teilen? Die KZBV rät ausdrücklich davon ab, Benutzerkonten und Passwörter zu teilen, soweit eigene Zugangsdaten am System möglich sind.
• Welche Inhalte sind sichtbar, wenn eine Patientin allein im Zimmer sitzt?
• Passen Tastatur und Maus zu Ihrem Hygieneplan?
• Welche Geräte hängen am Arbeitsplatz, etwa Sensoren oder Intraoralkamera, und funktionieren sie nach einem Update noch? Das gehört nach jedem größeren Update in einen kurzen Funktionstest.

Datensicherung: Praxissoftware und Bilder gemeinsam

Die Richtlinie verlangt in Anlage 1, sämtliche relevanten Daten regelmäßig zu sichern und die Sicherung vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Festgelegt sein muss, wie gesichert wird und wer dafür zuständig ist. Außerdem soll getestet werden, ob die gesicherten Daten funktionsfähig und vollständig vorhanden sind.

In der Zahnarztpraxis kommt nach unserer Einschätzung eine Falle hinzu: Eine Sicherung, die nur die Datenbank der Praxissoftware erfasst, lässt das Bildarchiv womöglich aus. Testen Sie die Rücksicherung deshalb mit einem echten Fall: Patientenakte und zugehörige Röntgenbilder müssen zusammen zurückkommen und sich öffnen lassen. Wegen der Datenmengen sollten Sie auch messen, wie lange das dauert, denn davon hängt ab, wann die Praxis nach einem Ausfall wieder arbeiten kann. Den Aufbau mit mehreren Kopien erklärt unser Ratgeber zur 3-2-1-Backup-Strategie.

Telematikinfrastruktur in der Zahnarztpraxis

Laut der Übersicht der KZBV zur TI gehören diese Bausteine zur Anbindung:

• Konnektor oder TI-Gateway: Der Konnektor steht in der Praxis und braucht einen VPN-Zugangsdienst. Ein TI-Gateway ist ein virtueller Konnektor im Rechenzentrum eines zugelassenen Anbieters, bei dem der VPN-Zugang inbegriffen ist.
• Kartenterminals: Stationäre Geräte lesen die Gesundheitskarte ein. Für Praxisbesuche kommt ein mobiles Terminal hinzu.
• Praxisausweis (SMC-B) und Heilberufsausweis: Der Praxisausweis weist die Praxis gegenüber der TI aus. Mindestens eine Zahnärztin oder ein Zahnarzt in der Praxis braucht einen Heilberufsausweis.
• Anwendungen: Die KZBV nennt unter anderem ePA, E-Rezept, KIM, Notfalldatenmanagement, elektronischen Medikationsplan und eAU. Der Zugriff läuft über die Praxissoftware.

Für den laufenden Betrieb nennt die KZBV zwei Daueraufgaben: Automatische Firmware-Updates sollten aktiviert sein, und die Sicherheitszertifikate der Komponenten müssen im Normalfall alle fünf Jahre erneuert werden. Zuständig für den Praxisausweis ist Ihre KZV, für den Heilberufsausweis die Landeszahnärztekammer, für die Hardware Ihr TI-Dienstleister. Die Onboarding-Checkliste der gematik hilft beim Überblick. Wie die Bausteine technisch zusammenspielen, erklärt unser Ratgeber zu TI-Anschluss und TI-Betreuung; er ist an den Verfahren der Arztpraxen belegt, die Verfahren für Zahnarztpraxen laufen über die KZV.

IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V

§ 390 SGB V verpflichtet die Kassenärztlichen Bundesvereinigungen, die Anforderungen an die IT-Sicherheit in einer Richtlinie festzulegen. Für Praxen in der vertragszahnärztlichen Versorgung ist die Fassung der KZBV verbindlich. Sie ist am 2. Juli 2025 in Kraft getreten, neu hinzugekommene oder geänderte Anforderungen gelten seit dem 2. Januar 2026. Welche Anlagen eine Praxis umsetzt, hängt von der Zahl der Personen ab, die ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind:

Größe	Ständig betraute Personen	Umzusetzen, soweit die Systeme genutzt werden
Praxis	bis 5	Anlage 1 und 5
Mittlere Praxis	6 bis 20	Anlage 1, 2 und 5
Großpraxis oder Datenverarbeitung in erheblichem Umfang	über 20	Anlage 1, 2, 3 und 5

Werden medizinische Großgeräte eingesetzt, kommt Anlage 4 hinzu. Laut der Seite der KZBV zur IT-Sicherheit sind derzeit keine Praxisbegehungen oder Audits vorgesehen. Die Pflicht besteht trotzdem, und verantwortlich bleibt die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber, auch wenn die Umsetzung delegiert ist. Die KZBV stellt dort unter anderem eine Mustervorlage für die Inventarisierung, eine Übersicht der Neuerungen und einen Beispiel-Netzplan bereit. Die Praxisinformation zu den Neuerungen ergänzt Hinweise zur Umsetzung, etwa zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender und zum Verfahren, wenn jemand die Praxis verlässt.

Woran Sie einen passenden Betreuer erkennen

Eine Pflicht zur Zertifizierung gibt es nicht. Nach Angaben der KZBV müssen Praxen keine zertifizierten Dienstleister beauftragen, können aber auf deren Unterstützung zurückgreifen. Aussagekräftiger sind diese Fragen:

• Kennt er die Richtlinie der KZBV? Er sollte erklären können, welche Anlagen für Ihre Praxisgröße gelten und wie er die Umsetzung dokumentiert.
• Wie geht er mit Bilddaten um? Fragen Sie nach Speicherplanung, Sicherung des Bildarchivs und dem letzten Rücksicherungstest.
• Stimmt er sich mit den Herstellern ab? Bei Praxissoftware, Röntgengeräten und TI sollte klar sein, wer wen anruft.
• Was ist vertraglich geregelt? Die Richtlinie verlangt schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarungen, bevor externe Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten. Dazu kommt in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. § 203 StGB nennt Zahnärzte ausdrücklich, die Schweigepflicht muss also auch im Umgang mit dem Dienstleister gewahrt sein.
• Gehören die Zugänge Ihnen? Administrationsdaten und Dokumentation sollten auch ohne den Betreuer verfügbar sein.
• Wie schnell reagiert er, und zu welchen Zeiten? Lassen Sie sich Reaktionszeiten und Erreichbarkeit vertraglich zusichern.

Checkliste für Ihre Praxis

1. Praxisgröße nach Richtlinie bestimmen und die geltenden Anlagen festhalten.
2. Inventar erstellen: Rechner, Server, Röntgengeräte, Software, TI-Komponenten. Die Mustervorlage der KZBV hilft dabei.
3. Netzplan zeichnen oder aktualisieren.
4. Systeme ohne Sicherheitsupdates erkennen, also auch die Rechner an den Geräten, und einen Plan zum Austausch oder zur Trennung festlegen.
5. Mit der KZV klären, ob für Ihr DVT Anlage 4 gilt, falls Sie eines betreiben.
6. Zuständige für Updates und Datensicherung namentlich festlegen.
7. Rücksicherung mit Patientenakte und Röntgenbildern testen und das Ergebnis dokumentieren.
8. Eigene Benutzerkonten je Person einrichten und ein Verfahren für ausscheidende Mitarbeitende festlegen.
9. Laufzeiten von TI-Zertifikaten und Karten in den Kalender eintragen.
10. Regelmäßige Schulung des Teams zur Informationssicherheit einplanen.
11. Verträge mit externen Dienstleistern prüfen: Vertraulichkeit, Auftragsverarbeitung, Zuständigkeiten.

Fazit

Die IT einer Zahnarztpraxis ist kein Sonderfall, sie hat aber ihre eigenen Schwerpunkte: große Bilddaten, langlebige Rechner an Geräten, mehrere Hersteller und eine verbindliche Richtlinie. Wer Bildarchiv und Praxissoftware gemeinsam plant und die Rücksicherung wirklich testet, hat die häufigsten Schwachstellen im Griff.

Lota Engineering betreut Arzt- und Zahnarztpraxen in Düsseldorf, Neuss, Ratingen und Meerbusch mit festem Ansprechpartner und herstellerunabhängig. Wir kümmern uns um Managed IT-Services, IT-Sicherheit und Datensicherung und stimmen uns mit Softwarehersteller und TI-Anbieter ab. Die Praxissoftware und die Röntgengeräte selbst bleiben beim jeweiligen Hersteller. Bei Störungen gilt eine Reaktion in unter 15 Minuten mit SLA. Schreiben Sie uns, wenn Sie Ihre Praxis-IT einmal gemeinsam durchgehen möchten.